Dokumentert opplæring: hva du bør registrere og hvordan

Kort svar: Dokumentert opplæring betyr at dere kan vise hva en medarbeider har lært eller gjennomført, når og hvordan det er kontrollert. All opplæring som gjennomføres og registreres i Trainly blir dokumentert. Opplæring utenfor systemet må legges inn eller dokumenteres med vedlegg.

Hva krever regelverket?

Arbeidsgiver skal sørge for nødvendig opplæring, øvelse og instruksjon for arbeidet. Internkontrollforskriften § 5 krever tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter og skriftlig dokumentasjon av bestemte deler av HMS-arbeidet. Det betyr ikke at ethvert kurs må dokumenteres i ett bestemt digitalt format.

For arbeidsutstyr som krever særlig forsiktighet ved bruk, kan det være krav om dokumentert sikkerhetsopplæring. Noe utstyr krever sertifisert sikkerhetsopplæring i tillegg. Undersøk også utstyrsspesifikk opplæring. Et vanlig digitalt HMS-kurs eller kursbevis fra et LMS erstatter ikke disse kravene.

Hva bør en opplæringsregistrering inneholde?

Registrer medarbeider, rolle, tema eller arbeidsutstyr, innholdet som er gjennomgått, dato, instruktør og hvordan ferdigheter er vurdert. Ta med relevant praktisk godkjenning og eventuelle vedlegg. Dette er anbefalte felter, ikke en påstand om at alle er lovpålagt for hvert kurs.

Eksempel: ny rutine for kjemikalier

Virksomheten oppdaterer rutinen for håndtering av et rengjøringsmiddel. De berørte ansatte får et kurs om rutinen, svarer på spørsmål og får praktisk veiledning om verneutstyr og sikker bruk. Leder dokumenterer den praktiske gjennomgangen. Eksempelet må tilpasses sikkerhetsdatabladet og virksomhetens risikovurdering.

Hva dokumenterer Trainly?

Trainly samler kursgjennomføring, quizresultater, bekreftelser, onboarding og registrert kompetanse. Fullførte kurs registreres automatisk; signatur, sertifikater og praktiske godkjenninger brukes når de er relevante og satt opp. PDF-rapporter kan brukes som grunnlag ved intern oppfølging eller tilsyn.

En fullføringsstatus er ikke en garanti for at alle lovkrav er oppfylt. Arbeidsgiver må sikre relevant innhold, nødvendig praksis og korrekt oppfølging.

Lagring og tilgang

Det finnes ikke en universell lagringstid som passer all opplæringsdokumentasjon. Avklar formål, særkrav, behov for historikk og personvern. Gi bare tilgang til dem som trenger opplysningene, og ha rutiner for retting og sletting.

Start med opplæringsplan-malen. Les også om HMS-opplæring, opplæring i bygg og anlegg og læringsplattform for bedrifter.